Gastos de empleados · Business Central
Gastos de empleados en Business Central: del ticket a contabilidad, sin papeles
Tu equipo hace una foto al ticket, el responsable lo aprueba y el gasto llega contabilizado con su justificante. Business Central ya trae gestión de gastos y, si necesitas más, está Continia Expense Management. Te ayudamos a elegir y lo dejamos funcionando.
Actualizado en octubre de 2026
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios
¿Te suena?
El sobre de fin de mes
Tickets arrugados, alguno perdido y nadie sabe de qué era aquel parking.
Un Excel por persona
Cada uno a su manera. Administración lo revisa y lo vuelve a teclear.
Kilómetros a ojo
Sin ruta ni justificante, y con tarifas que cada uno recuerda distinto.
Cierres que se retrasan
Los gastos llegan tarde y el mes no se cierra hasta que aparecen.
Así funciona
Lo mismo para un comercial que viaja cada semana que para un técnico que sale a obra de vez en cuando.
Desde el móvil, el correo o el navegador. Sin rellenar formularios.
Comercio, fecha, importe, IVA y categoría. Y se comprueba la política de gastos.
O lo devuelve con un comentario. Desde el móvil o el ordenador.
El gasto entra en Business Central con su justificante, listo para reembolsar.
Dos formas de hacerlo. Te ayudamos a elegir.
No todas las empresas necesitan lo mismo. Trabajamos con las dos opciones y te recomendamos la que encaja con tu volumen y tu forma de trabajar.
Gestión de gastos de Business Central + agente de gastos
Business Central incorpora su propia gestión de gastos, sin coste de módulo aparte. El agente de gastos lee los tickets, los clasifica, revisa la política y prepara el informe para aprobar.
- ✓ Incluida en Business Central online
- ✓ Tickets por móvil, correo, web o Teams
- ✓ Kilometraje y dietas
- ✓ El agente se paga por uso, con créditos de Copilot
Continia Expense Management
La solución de gastos de Continia, el mismo fabricante de Document Capture. Lleva años en empresas con Business Central y cubre los casos más exigentes.
- ✓ App móvil para iPhone y Android
- ✓ Importación de movimientos de tarjetas de empresa
- ✓ Kilometraje, dietas y viajes con varios destinos
- ✓ Portal web de aprobación y aprobaciones en bloque
Así se ve en Business Central
Cada empleado tiene su informe de gastos, con los justificantes adjuntos y los avisos de política a la vista antes de aprobar.
Comparativa rápida
| Gestión de gastos de Business Central + agente | Continia Expense Management | |
|---|---|---|
| Coste de licencia | Sin coste de módulo. El agente consume créditos de Copilot | Licencia de Continia por usuario |
| Lectura de tickets | Sí, con el agente | Sí |
| App móvil | En fase preliminar | Sí, consolidada |
| Kilometraje y dietas | Sí | Sí |
| Tarjetas de empresa | Se registran como forma de pago. No importa los movimientos | Importa los movimientos de la tarjeta |
| Madurez | Nueva, en evolución | Años de uso en clientes |
| Requisito | Business Central online | Business Central. Lo revisamos según tu versión |
Las funciones y condiciones de Microsoft y de Continia van cambiando. Te confirmamos lo vigente antes de decidir.
Cómo lo implantamos
- 1
Vemos cómo lo hacéis hoy
Volumen, quién viaja, tarjetas, kilómetros y dietas. Con eso elegimos la opción.
- 2
Definimos la política
Tipos de gasto, límites, quién aprueba qué y a qué cuenta va cada gasto.
- 3
Configuramos
Business Central, la app y el circuito de aprobación. Probamos con gastos reales.
- 4
Formamos y acompañamos
Una sesión corta para el equipo y acompañamiento en el primer cierre de mes.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesita el empleado?
Con la gestión de gastos de Business Central, el empleado puede enviar gastos por la web, el correo o Teams sin licencia de Business Central. Con Continia, usa su app y su usuario. Quien aprueba desde Business Central necesita al menos una licencia Team Member.
¿Cuánto cuesta?
La gestión de gastos de Business Central no tiene coste de módulo, y el agente se paga por uso con créditos de Copilot. Continia se licencia por usuario. La implantación, en los dos casos, con precio cerrado.
¿Funciona en español?
Sí. Las dos opciones funcionan en español y con la normativa de gastos que definamos para tu empresa.
¿Sirve para tarjetas de empresa?
Continia importa los movimientos de las tarjetas y los convierte en gastos. Con la opción de Business Central, el gasto con tarjeta se registra indicando la forma de pago, pero los movimientos no se importan del banco.
¿Puedo empezar con la opción de Business Central y pasar a Continia después?
Sí. Si tu volumen crece o necesitas tarjetas, se puede dar el paso. Te lo planteamos desde el principio para que no haya sorpresas.
Tengo Navision o Business Central en mi servidor, ¿qué opciones tengo?
La gestión de gastos y el agente son de Business Central online. Revisamos tu versión y te decimos si encaja Continia o si conviene plantear la migración.
Gastos de empleados
¿Cómo gestionáis hoy los tickets?
Cuéntanoslo y te decimos qué opción encaja y cuánto costaría ponerla en marcha. Déjanos tus datos y te llamamos.