La factura y sus condiciones, en el mismo PDF: adiós a los adjuntos olvidados
Condiciones generales, fichas técnicas, certificados, planos… Si cada documento que envías depende de que alguien se acuerde de adjuntar otro PDF, tarde o temprano se olvida. Te contamos cómo evitarlo en Business Central.
- Enviar anexos a mano depende de la memoria de cada persona, y cada departamento acaba enviando una versión distinta.
- Con BeAnexo, el anexo se añade solo al final de la factura, el pedido o el albarán. El cliente recibe un único PDF.
- Tú decides cuándo sale cada anexo, con las reglas que necesite tu negocio: por cliente, idioma, importe, artículo, fechas o cualquier otro criterio.
El problema: el segundo PDF
Casi todas las empresas envían algo más que la factura o el pedido. Las condiciones generales, la ficha técnica del producto, el certificado de calidad, el plano o las instrucciones de pago.
Ese segundo PDF suele viajar aparte. Y ahí empiezan los problemas:
- Alguien tiene que acordarse de adjuntarlo, y a veces se olvida.
- Ventas, administración y almacén envían versiones distintas del mismo documento.
- El cliente recibe dos o tres archivos y tiene que unirlos él.
- Cuando cambian las condiciones, nadie está seguro de que se haya dejado de enviar la versión antigua.
Cómo lo resolvemos: BeAnexo
BeAnexo es una extensión que hemos desarrollado para Business Central. Añade el anexo a continuación del documento y genera un único archivo: primero la factura, el pedido o el albarán, y después el anexo.
- Eliges el informe: factura, pedido, albarán u otro.
- Defines qué se añade, un PDF u otro informe de Business Central, y cuándo debe salir.
- Imprimes, envías o guardas como siempre. No hay botones ni pasos nuevos.
Cada cliente recibe lo que le corresponde
La clave está en las reglas, y se adaptan a tu forma de trabajar. Estos son algunos de los casos más habituales:
| Regla | Ejemplo |
|---|---|
| Por cliente | Unas condiciones generales para todos y otras específicas para un cliente concreto |
| Por idioma | Condiciones en inglés para clientes extranjeros y en español para el resto |
| Por importe | El contrato marco solo en pedidos de más de 10.000 € |
| Por artículo | El certificado de calidad en los albaranes de un producto concreto |
| Por forma de pago | Las instrucciones de un medio de pago, solo cuando se usa |
| Por fechas | El folleto de la campaña de Navidad en noviembre y diciembre, que deja de salir en enero |
| Según la salida | El extracto de cuenta pendiente, solo cuando la factura se envía por correo |
No es una lista cerrada. Si tu empresa necesita otro criterio, como el tipo de cliente, el proyecto, el almacén o el comercial, BeAnexo se adapta a esa regla.
Se pueden añadir varios anexos al mismo documento, uno detrás de otro. Y si en lugar de un PDF necesitas otro informe de Business Central, como el extracto de cuenta del cliente, también se puede, y sale con los datos actualizados.
Si trabajas por proyectos
En ingenierías, instaladoras y empresas que trabajan por proyectos es habitual enviar planos, actas o condiciones del contrato con cada factura de hito. Con BeAnexo salen siempre en el mismo PDF, sin depender de nadie. Encaja muy bien con BePlanned, nuestra solución de proyectos en Business Central.
Qué incluye y qué no
BeAnexo incluye la instalación, una sesión de formación, anexos en PDF y de otros informes, todas las reglas y la posibilidad de sustituir o eliminar el anexo en cualquier momento. Al cambiar el PDF, todas las impresiones siguientes usan la versión nueva.
Cuesta 99 € al mes + IVA por entorno de Business Central, con todas sus empresas y usuarios. Si ya tienes contratado nuestro soporte de Business Central, son 69 € al mes + IVA.
Preguntas frecuentes
¿El cliente recibe dos archivos?
No. Recibe un único PDF: primero el documento y después el anexo.
¿Cambia la forma de imprimir o enviar documentos?
No. Se imprime, se envía o se guarda como siempre, sin botones ni pasos nuevos. Los informes sin anexo salen igual que antes.
¿Puedo tener un anexo distinto para cada cliente?
Sí. Puedes tener un anexo general y otros específicos, con reglas por cliente, idioma, importe, artículo, forma de pago o cualquier otro criterio que necesite tu negocio.
¿Cómo cambio un anexo cuando se actualizan las condiciones?
Importando el PDF nuevo sobre el anterior. Desde ese momento, todas las impresiones usan la versión nueva.
¿Funciona con mi versión de Business Central o Navision?
Funciona en Business Central online (SaaS) en su versión estándar. Para Business Central on-premise o versiones antiguas de Navision, se adapta en cada caso.
Hablemos
¿Qué documentos envías con tus facturas?
Cuéntanoslo y te enseñamos cómo quedaría con BeAnexo. Déjanos tus datos y te llamamos, sin compromiso.