Por qué estas señales aparecen sin avisar

Ninguna empresa decide un día trabajar peor. Se empieza con una hoja de Excel, después llega un programa de facturación y luego otro para el almacén. Cada herramienta resuelve un problema concreto.

El problema llega al crecer, cuando todas esas piezas tienen que hablar entre sí. Un ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central reúne finanzas, ventas, compras, almacén y proyectos en un solo sistema. Pero antes de hablar de software, conviene saber si de verdad lo necesitas.

Las 5 señales

1. El Excel es el sistema de verdad

Las ventas están en el programa, pero la información que de verdad se usa vive en una hoja que mantiene una sola persona. Si esa persona se va de vacaciones, nadie sabe qué está actualizado. Y cada fórmula rota es un número que alguien da por bueno.

2. Los programas no se hablan

Se factura en una herramienta, se contabiliza en otra y el stock se controla en una tercera. El mismo cliente, el mismo pedido y el mismo importe se teclean dos o tres veces. Cada vez es una oportunidad de equivocarse.

3. El cierre de mes dura semanas

Cuadrar bancos, revisar facturas pendientes y comprobar que cada programa dice lo mismo se convierte en un trabajo de detective. Cuando por fin tienes los números del mes, ya vas por la mitad del siguiente.

4. Sabes lo que facturas, pero no lo que ganas

Tienes claro cuánto has vendido. Lo difícil es saber qué margen deja cada cliente, cada producto o cada proyecto. Sin ese dato, los precios y las prioridades se deciden por intuición.

5. Tu programa ya no evoluciona

Usas un software que ya no recibe actualizaciones, o un desarrollo a medida que solo conoce una persona. Funciona hasta que deja de funcionar, o hasta que cambia una normativa y nadie sabe adaptarlo. Si sigues con Navision, te contamos cómo migrar a Business Central con un plan y sin prisas.

Una prueba que puedes hacer mañana

Antes de pedir presupuestos, haz este ejercicio con tu equipo. Lleva menos de una hora.

1. Elige un pedido de cliente reciente.
2. Sigue su recorrido completo: presupuesto, pedido, albarán, factura, contabilidad y cobro.
3. Anota cada vez que alguien escribe a mano un dato que ya existía en otro sitio.
4. Apunta cuánto se tarda en cada paso y dónde ha habido errores.

Si salen más de dos o tres datos repetidos por pedido, multiplícalo por los pedidos de un mes. Ese es el tiempo que un ERP te puede devolver.

Si te ves reflejado, ¿por dónde empiezas?

No hace falta un proyecto de un año. En la mayoría de pymes lo sensato es empezar por lo básico y crecer después:

• Primero el estándar. Business Central cubre la mayoría de procesos sin desarrollos. Personalizar solo cuando hace falta sale más barato y da menos problemas.
• Alcance cerrado. Saber desde el primer día qué entra, qué no y cuánto cuesta.
• Formación con tus datos. Un ERP que el equipo no usa no sirve de nada.

Con esa idea creamos Pack-Pyme: Business Central con finanzas, ventas y compras, con un precio cerrado de 3.999 € + IVA y en 3 o 4 semanas, según la disponibilidad de tu equipo. Incluye la configuración, la carga de clientes, proveedores y saldos iniciales, y la formación.

Si tu empresa trabaja por proyectos, tienes Pack-Pyme Proyectos: lo mismo, más BePlanned para planificar cada proyecto, imputar horas y ver el coste real frente al presupuesto. Cuesta 5.499 € + IVA, para uso estándar, hasta 5 usuarios y sin desarrollos ni almacén.

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